609112_25966830En el día a día encuentro a muchas personas que más allá de las visitas con comerciales no organizan su trabajo de una manera productiva. A  lo sumo se marcan tareas generales.

Debo confesarlo, soy un fanático de las listas y éstas me ayudan muchísimo en el día a día y en el desempeño de mi actividad diaria. Para ello me apoyo en varias aplicaciones de gestión de tareas,  guardar documentos e ideas y  calendario.

Las listas de tareas están basadas en el método GTD (Getting Things Done). La base de este método es que la persona debe liberar su mente de las tareas pendientes para poderse centrar en realizarlas.

¿Qué beneficios tien las listas?

1- Te ayudan a recordar las tareas diarias

2- Te ayudan a marcar prioridades

3- Te ayudan a agrupar tareas relacionadas entre sí

4-  Puedes hacer un seguimiento de lo que has completado o, está pendiente.

5- Te recuerdan las tareas sin necesidad de estar pensando en ellas.

¿Cómo hacerlas?

Particularmente dedico las últimas horas del Viernes a preparar todas las tareas de la próxima semana y las reviso y actualizo a la finalización de cada jornada laboral.

Reconozco que, pueden surgir imprevistos que varíen dicha planificación, pero existe un camino marcado y hay que hacer lo posible para seguirlo.

Para crear las listas de tareas lo hago de la siguiene manera:

1- Si son tareas complejas, las divido en varias partes. De este modo se pueden completar objetivos de manera más facil y se avanza más.

2- Asigno prioridades. Cada tarea tiene un nivel de prioridad (alta, media o baja).

3- No marco tareas que se repiten a diario. Es importante que saber que se pretende con la creación de la lista.

4-Controlar la flexibilidad. Ser consciente de los imprevistos e interrupciones.

¿Qué Apps utilizar?

Existen muchas soluciones y no hay una mejor que otra, simplemente a cada persona se le adaptará mejor una que otra. Importante es que sean multiplataforma y que se puedan consultar desde el móvil, tablet y Pc.

Particularmente, creo que menos es más y la simplificación ayuda y mucho.

Remembre The Milk. La utilizo para mis listas de tareas. Es una aplicación sencilla, multiplataforma y que me ayuda mucho en el día a día y en la GTD. Una de las cosas que me gusta de RTM es su facilidad de uso y simplificación.  Se puede sincronizar con otros elementos inprescindibles en la gestión de tareas como bloc de notas (evernote) y calendario (google calendar).

Otras apps similares: wunderlist (también sencilla y recomendable), trello  nos ofrece la ventaja de ser colaborativo(más compleja pero con más opciones).

Evernote.  Me ayuda a guardar ideas, notas, organizar mis proyectos. En defintiva funciona como un bloc de notas. Se ha convertido en una de las piezas básicas para mi organización.

– Google calendar. Es mi agenda y calendario electrónico.Gestiono mis citas, encuentros .

¿Mejoramos nuestra productividad?

Libro recomendado: “organízate con eficacia” de David Allen.

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Un comentario sobre “Organizarse de una manera eficaz.

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