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Si aún no gestionas tu farmacia por categorías quizás este post te interese. Puede ser que para algún farmacéutico “gestión por categorías” o “gestión por unidad de negocio” le suenen a chino pero cada vez son más utilizadas en el argot dentro del mundo de la farmacia.

En primer lugar nos vendrá a la cabeza la siguiente pregunta :

¿Qué es una categoría?

Pues bien, una categoría no es más que un grupo de productos o servicios que están interrelacionados o son sustitutivos entre sí (estos a su vez pueden o no ser divididos en diferentes familias y subfamilias) y que sirven para satisfacer una misma necesidad.

Por ejemplo: En la categoría Infantil, podríamos encontrar las familias Alimentación infantil, Cosmética infantil y Accesorios infantil, dentro de la familia Alimentación infantil podríamos encontrar las subfamilias Leches de inicio, leches continuación, leches crecimiento, cereales, potitos etc. también como sugerencia se podría crear una categoría de servicios de salud y así medir los servicios profesionales que realizamos en la farmacia.

Podríamos seguir con cada categoría, familia y subfamilia que se nos ocurra y acabaríamos teniendo un esquema en forma de ramas de árbol en los que tendríamos clasificadas todas las referencias de nuestra farmacia. Un consejo es que plasmes este esquema en un folio con la colaboración tu equipo así será mucho más fácil empezar a elaborarlo.

¿Cómo elijo las categorías en mi farmacia?

La respuesta no es sencilla, a la hora de saber cómo hacer esta selección, podemos realizarlo prestando atención al tipo de producto o a la utilidad/solución que proporciona al cliente o usando cualquier otra forma de ordenar tu stock que se te ocurra, lo importante es que ese esquema de trabajo sea claro y que todos tus colaboradores lo entiendan para que puedan ponerlo en práctica con los mismos criterios.

¿Cuántas categorías debo crear?

Como en todo lo anterior  hay múltiples respuestas y ninguna de ellas será correcta o incorrecta. Sólo importa si sirve para gestionar mejor tu farmacia. Puede atender a criterios como los metros cuadrados de exposición que dispones en tu sala de ventas como recomiendan algunos autores, guiarte en tus ventas pasadas o contratar un estudio de mercado a una empresa externa. Mi consejo es empezar por lo básico, trabaja con lo que ya tienes, aprende el nuevo sistema de clasificación y análisis de la gestión por categorías que decidas y prueba, prueba y prueba, sólo así sabrás si has acertado o si por el contrario debes modificarlo o empezar de cero.

¿Por dónde empiezo?

Muchas veces la empresa propietaria del programa de gestión de tu oficina de farmacia ya tienen una clasificación estándar, que puedes usar de forma rápida y reduciendo en un primer momento el esfuerzo de empezar de cero, además siempre podrás modificarla después según los criterios de tu empresa, o si dispones de tiempo y eres un valiente puedes empezar de cero y crearla y clasificarlo todo tu mismo, solo ten en cuenta que esto te puede llevar un tiempo considerable.

Supongamos que ya tenemos una categorización más o menos adecuada a las necesidades de nuestra farmacia, ahora podemos saber muchas cosas como por ejemplo, cuántas referencias o unidades tenemos en cada categoría, cuánto dinero tengo invertido en cada categoría, cuanto vendemos al año, al trimestre o al mes de cada categoría, etc. y por tanto obtener nuestro beneficio neto de cada categoría. Es decir podremos analizar cada categoría por separado (como si fueran negocios distintos) y de forma independiente y sabremos que categorías son más rentable, cuales menos y en ciertos casos cuales no son rentables.

¿Cómo gestiono cada categoría?

Mi consejo es delegar, delegar, delegar y después supervisar. Haz participes a tus colaboradores (empleados) y que sean ellos los responsables de una o varias categorías cada uno, define cuáles serán sus funciones y así conseguirás que se impliquen y reducir tu carga de trabajo, mejorar los rendimientos de tu empresa y la motivación de tus colaboradores.

Como ejemplo de las funciones que deberás tener como gerente y luego las de cada responsable de categoría citaré las que describe Miguel Ángel González Vázquez ya que creo que lo define a la perfección y son las que personalmente uso en mí día a día.
Funciones del titular de la farmacia en la gestión por categorías:
– Supervisar los proyectos presentados por los responsables de cada categoría, modularlos y validarlos.
– Coordinar el calendario global de acciones.
– Supervisar y aprobar o modular los pedidos directos generados por cada responsable en su categoría.
– Motivar e incentivar al personal por los buenos resultados.
– Crear equipo para que la implicación sea total.
– Diseñar del plan de marketing con la implicación de los responsables de categoría.
– Facilitar la formación empresarial de los empleados (ventas, gestión, etc.).
Funciones del responsable de cada categoría:
– Colocar los productos en el lineal según los criterios de compra del cliente.
– Establecer un calendario de acciones semestral o anual para potenciar la categoría (promociones, propuestas de nuevo surtido, necesidades formativas, etc.). Asimismo medirá resultados y, en su caso, propondrá los reajustes que dicho plan necesite para conseguir los objetivos de la categoría.
– Optimizar los productos expuestos en el lineal, góndolas, escaparate, expositores del mostrador, etc.
– Comprobar que los PVP sean correctos en el sistema informático y en los productos expuestos a los consumidores.
– Recepcionar los pedidos de la categoría.
– Etiquetar correctamente los precios en los productos de su categoría.
– Efectuar un control diferenciado del stock de los productos de la categoría.
– Controlar las caducidades.
– Desarrollar la negociación con proveedores y la previsión de las compras directas.
– Hacer el análisis de las rentabilidades.
– Medir el stock sobrante cualitativo y cuantitativo. Determinará las acciones a seguir para minimizar dicho stock sobrante.
– Formar al resto del equipo en los objetivos de su categoría, facilitarles los medios y compartir la estrategia de su categoría con todo el equipo.

¿Cuánta exposición le doy a cada categoría?

Esto puede depender de varios factores, bajo mi punto de vista, creo que los más importantes son dos, en primer lugar ver cuales categorías son las que más vendo, esto nos dará una idea de en que somos buenos y destacamos o lo que nuestra clientela busca al entrar en nuestra farmacia, a estas categorías hay que darles unos metros de exposición en proporción a sus ventas, por ejemplo, si el 50% de nuestras ventas es cosmética, deberemos apoyar esa categoría “locomotora” con un espacio acorde a su volumen de ventas y en segundo lugar, las categorías que nos diferencian, aún siendo las ventas no un porcentaje alto de mis ventas hacen que la gente vea mi farmacia diferente y me dé un punto de ventaja estratégica al tenerla por ejemplo Ortopedia, Quizás centrándonos más en estas referencias consigamos diferenciarnos y por tanto destacar de cara a nuestros clientes.

¿Qué hago con los productos de baja rotación?

Claramente eliminarlos, no tiene sentido tener productos que no se venden, salvo si hay obligación legal o por ser artículos que aporten prestigio a la farmacia, por ejemplo hay veces que podemos decidir tener una gama de cosmética de alta gama que aun siendo su rotación baja, aportan alto margen y además nos dan un estatus de farmacia experta en cosmética.

¿Cómo diferencio las categorías, cómo y donde las coloco?

Debes diferenciarlas de manera que los clientes puedan identificarlas al entrar en tu sala de ventas, ya sea con carteleras, vinilos, rótulos, diferente mobiliario o color, debes hacer fácil la identificación de cada categoría por parte del usuario.

Además una recomendación es colocar la categoría de necesidad o que no son de compra por impulso en zonas frías, por ejemplo la alimentación infantil no se compra por impulso, es una necesidad, pero quizás un crema de hidratante ponerla en una zona caliente aumente sus ventas ya que seguramente para un alto porcentaje de consumidores no era una compra planificada sino por impulso, debemos tener en cuenta rotar los productos de temporada a las zonas calientes.
Estableceremos espacios en función de la cuota de mercado, la rotación, la rentabilidad, la estacionalidad del producto etc. y agruparemos las categorías relacionadas entre sí de una forma que facilite al consumidor poder complementar su compra, por ejemplo los accesorios, alimentación e higiene infantil deberían estar lo más próximas entre sí posible.

Dentro de la exposición del lineal seguiremos las normas de los productos de mayores ventas o que aportan un mayor beneficio a la altura de los ojos o manos para seguir potenciándolos.
En resumen, empezar a gestionar tu farmacia por categorías puede parecer duro en un primer momento pero el secreto es hacerlo sencillo y de forma lógica, no busques clasificaciones muy amplias y exhaustivas, busca que sea eficiente en tu trabajo diario para analizar cuáles son los puntos fuertes y débiles de tu empresa.

“Las organizaciones más sólidas, son las más sencillas.”
Rick Warren

Artículo escrito por:  Pablo Mora Ortiz de Apodaca . Gerente Farmacia Mora
para el blog de Admyra

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